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/ Night Owl 9 / Night Owl CD-ROM (NOPV9) (Night Owl Publisher) (1993).ISO / 007a / wml21b.zip / WML.HLP < prev    next >
Text File  |  1993-02-19  |  33KB  |  535 lines
  1. Tutorial TopicsThis first set of topics (up to Ending the Programme) explains
  2.  concepts to give you an understanding of how WML works. The topics from File
  3.  on down through Preferences & Help give you information on how to use a
  4.  specific item on WML's menus.
  5.  
  6. Status LinesWML has two status lines, at the top & bottom of the
  7.  screen. At the top is the title of the programme and the WML file you
  8.  have open (if any). At the bottom of the screen is a bar which looks like
  9.  this:~~|Total│Selected│Bad/Omit│Pack│Index│01-01-1980|~~ From left
  10.  to right the items are:~
  11.  1. Total records in the open file~
  12.  2. Total records selected for printing~
  13.  3. Total records bad or excluded from mailings~
  14.  4. The word |Pack| if there are entries to be erased~
  15.  5. Index in use (name, company, address, or zip)~
  16.  6. To-day's date (so far as the computer knows). If you have a filter chosen,
  17.  this will be replaced with "|Filter|" followed by "|Sel|" for Selected
  18.  records only, "|Del|" for Deleted records only, or "|SelDel|" for both.  If
  19.  the filter message is |bright| the selection is unchanged, otherwise changes
  20.  have occured.  For example, you have set the filter to Selected Only then
  21.  cleared the selection status of a record.  The filter message would change to
  22.  dim since the filter is no longer accurate.
  23.  
  24. Order of Printing & ViewingTo control the order in which entries are printed
  25.  or viewed use the Index menu. You will see a || mark next to the index which
  26.  is currently in use. For more details see the |Indexing| section.
  27.  
  28. Menu UsageThe menu you see near the top of your screen is my informal
  29.  understanding of an SAA- or CUA-compliant menu. It is the same type of menu
  30.  you will find in Windows, Gem, QuickBASIC, and "Mac" computers.~~WML's menu,
  31.  which is on the second line of your screen, is two-dimensional: there are
  32.  |menu headings| horizontally and under each of these are the actual |menu
  33.  items|. There are two ways to choose a menu item:~~1. Use the right, left,
  34.  up, and down arrows to highlight the item you want then press |─┘Enter|,
  35.  or~~2. Press the highlighted letter of the menu item~~For example, you can
  36.  press |F| then |x| to exit WML, or highlight |File| then press the down arrow
  37.  and highlight |Exit| then press |─┘Enter|.~~|NOTES|~~To pull-down (|open|) a
  38.  menu just highlight it then press |─┘Enter| or the |down-arrow| key.~~To
  39.  |close| a menu just press the |Esc| key. It is not necessary to close a menu.
  40.  You can use the right/left arrows with the menus opened to browse all of the
  41.  options. Usually the only reason to close a menu is so you can use the
  42.  letters instead of arrows (e.g., if you had the File menu open and wanted to
  43.  use the Help Index you could press Esc to close the File menu then press
  44.  |H|-|I| to jump to the Help Index).
  45.  
  46. Laser Printer FontsFonts are different styles of type your printer can
  47.  produce (e.g., Helvetica and Roman are two common fonts). Your laser printer
  48.  has one or more of the following types of fonts:~~|| Resident fonts~||
  49.  Cartridge fonts~|| Soft fonts~~|Resident fonts| are permanently stored in
  50.  your printer's memory to be used at any time. |Cartridge fonts| are also a
  51.  type of memory, available for use at any time. |Soft fonts| are stored on
  52.  disk and downloaded (sent) to the printer as needed.~~|NOTES|~~Envelopes use
  53.  |landscape| fonts (soft fonts ending in .SFL), labels use |portrait| fonts
  54.  (soft fonts ending in .SFP).~~Soft fonts |must| end in SFL or SFP. If you
  55.  have PCL soft fonts with different extensions (such as USP), just rename them
  56.  to SFP or SFL as appropriate. SFP and SFL are the most common extensions,
  57.  meaning |S|oft |F|ont |P|ortrait and |S|oft |F|ont |L|andscape.
  58.  
  59. Postal Bar CodesPostal bar codes are printed automatically at the bottom of
  60.  every envelope which has a zip code if WML finds the font |MAILCODE.SFL| in
  61.  its directory. This soft font is provided with even the Unregistered Edition.
  62.  
  63. What Does 'Selected' Mean?Your mailing list has entries in it, and each
  64.  entry has a |Selected for printing| toggle switch, which you can see on the
  65.  right side of the Data Entry/Names screen. If there is a check-mark in the
  66.  box it means that the entry is Selected; otherwise, it is not.~~ The general
  67.  idea here is that you |select| the records that you want to do something with
  68.  (like print them). This could also be called "marking" or "flagging" entries.
  69.  Most often the selected records will be printed on envelopes or labels, but
  70.  you can also perform other actions on them. ~~|EXAMPLE|~~Let's say you want
  71.  to move records from one file to another. You can do it by Selecting them
  72.  then importing or exporting (import & export both allow you to operate on all
  73.  entries or just the Selected entries).~~|How To Select Entries|~~There are
  74.  two ways you can select entries:~~|1|. One by one on the Data Entry/Names
  75.  screen by pressing Alt and then choosing "Select" from the menu, or~~|2|.
  76.  Using the File/Select-Query option, which gives you complete flexibility to
  77.  select entries one-by-one, in groups, or the whole mailing list.
  78.  
  79. Ending the programme (return to DOS)When you are finished using WML and want
  80.  to end the programme just select the E|x|it option under the |F|ile menu. If
  81.  all menus are closed, just press |Fx|, or you can highlight the File menu
  82.  then use the down arrow to highlight Exit then press ─┘Enter.
  83.  
  84. FileIn general, using the File menu is like going over to your paper filing
  85.  cabinet. Under this menu are options to work with the files stored on your
  86.  disk.~~Use the up- and down-arrow keys to highlight the item you want then
  87.  press |═╛Enter| or press the highlighted letter for the item.~~Your mailing
  88.  lists will be stored in one or more files. You must specify a file to use
  89.  before you can enter any information. Think of it this way: you have to go
  90.  get a file out of your filing cabinet before you can look at what's there or
  91.  add anything to it, and if you don't have any files you have to set one up.
  92.  
  93. NewFile_NewCreates a new mailing list file (like labelling a new paper file
  94.  folder). When you choose this option a window "pops" open where you can
  95.  enter:~~|| A name for the file, and~|| A description of it~~The |file name|
  96.  is the DOS name on the disk. It can be 1-8 characters long using letters
  97.  and/or numbers.~~The |file description| is up to 40 characters of any type
  98.  which describe the file. The description appears next to each file in the
  99.  File/Open window.~~|NOTES|~~File names must be unique. You can't make two
  100.  files with the same name (the computer would never know which one you
  101.  wanted). File descriptions can be identical to others or may be left
  102.  completely blank if you prefer.
  103.  
  104. OpenOpens an existing file (i.e., one which you have previously created).
  105.  After you choose this option you will be shown a menu of files from which
  106.  to choose. Highlight your choice and press ─┘Enter.~~You must have a
  107.  file open before you can work with entries. If you have not yet created
  108.  any files then use the |New| option to create and open your first file.
  109.  ~~When you open a file it stays open until you close it (see File/Close),
  110.  create a new file (see File/New), open another file, or exit WML.
  111.  
  112. CloseFile_CloseCloses the file currently in use. This is useful if you want
  113.  to erase the file which is currently open (which you cannot do; an opened
  114.  file cannot be erased). Also, if you will be leaving the computer unattended
  115.  for a long while you can use Close to save any information which may be
  116.  sitting in a RAM (memory) buffer.~~|NOTES|~~File headers are written only
  117.  when files are closed. If your computer loses power while a file is open, it
  118.  would be something like dropping a bunch of papers on the floor: the
  119.  information is all there, just a little out of order, so just use the
  120.  Re-index option to sort things out again.
  121.  
  122. DeleteFile_DelPermanently erase a file from disk. This function is
  123.  equivalent to the DOS |del| or |erase| commands. Erasing a file frees up disk
  124.  space.~~|NOTES|~~If you accidentally erase a file, you |may| be able to
  125.  recover it with QU or some other 'undelete' utility. For the most part,
  126.  however, once a file is erased it's gone.
  127.  
  128. Change file nameFile_ChangeThis option lets you change the file name and
  129.  description of the open file. Once you select this option a window will pop
  130.  open with the current name & description. Make any changes and press |F7|
  131.  (or click on "Ok") to save the changes.~~|NOTES|~~The open file (displayed
  132.  at the top of the screen) cannot be changed. Use File/Close to close it.
  133.  
  134. Back-upMakes a back-up copy of your data files. You must have a formatted
  135.  floppy disk ready. You can use the same back-up disk over and over again (the
  136.  new copy will over-write the old one), but it may be a good idea to alternate
  137.  at least three back-up copies.~~|NOTES|~~Use a rotating back-up scheme with
  138.  at least three sets of disks or tapes.~~When the work you've done since your
  139.  last back-up becomes too much to lose, it's time to make another
  140.  back-up.~~See Preferences Back-up for information on selecting a back-up
  141.  method. Using compression software for back-ups requires more memory than
  142.  DOS. |Use Help/About| to see your free memory.~~|| ARJ needs at least |242k|
  143.  free while WML is running~~|| LHARC needs at least |189k| free~~|| PKZip
  144.  needs at least |119k| free
  145.  
  146. RestoreRestores data files from a back-up copy. This is useful if your data
  147.  files become damaged or are accidentally erased.~~|CAUTION|~~Restoring data
  148.  files |erases| any data files of the same name which exist. If you need to
  149.  restore a single file, do so manually from the DOS prompt.
  150.  
  151. Format FloppiesWML first tries to find WFF.EXE in your DOS search path. If
  152.  found, What Floppy Format? is run; otherwise, you will be asked to specify a
  153.  drive and the DOS FORMAT command will be used.~~|CAUTION|~~Formatting
  154.  completely erases any information which may be on a disk.~~|NOTES|~~Your DOS
  155.  |path| must point to |format.com| (which is probably in your DOS directory).
  156.  If it does not you will see 'Bad command or file name' flash on your screen
  157.  and disks will not be formatted.~~No parameters are passed to FORMAT -- your
  158.  drive's highest density will be used.
  159.  
  160. Re-indexRebuilds index files when they are damaged, such as after a power
  161.  outage. If some of your entries mysteriously disappear or are displaying out
  162.  of order, try re-indexing.
  163.  
  164. PackThe Pack option removes records from the file which have been marked for
  165.  deletion. Until a file is packed, "deleted" entries remain on file (which
  166.  allows you to change your mind about deleting them, if necessary).
  167.  
  168. ImportAllows files from other software to be read into a WML mailing list.
  169.  Imported information is added to the open mail file.
  170.  
  171. ASCII FilesThis is a text file, such as created by editors like |edlin| or
  172.  |qedit|.~~To import an ASCII file into What Mailing List? it must be in the
  173.  following format:~~|| One record per line~~|| Fields separated by
  174.  commas~~|| 8 fields: First, Last, Company, Address_1, Address_2, City,
  175.  State, and Zip.
  176.  
  177. WML 1.x FilesYou can import records from files created with version 1.x of
  178.  What Mailing List?  Once you choose this, you will be presented with a list
  179.  of DBF files in the current directory and then have the option of importing
  180.  all records or just the records selected for printing.
  181.  
  182. WML 2.x FilesYou can import records from other WML files, in effect
  183.  consolidating two files into one. You will be presented with a list of files
  184.  in the current directory from which to choose.
  185.  
  186. Other dBase FilesYou can import records from any dBase-compatible DBF
  187.  files. This includes files made in dBase, FoxBase, dB XL, dBFast,
  188.  QuickSilver, Clipper, or any other dBase clone plus any application software
  189.  which uses the DBF file format.~~Once you choose this option you will be
  190.  asked for a drive and path which has the DBF files.  Enter the DOS path, such
  191.  as D:\DBASE, which contains the file you want to import.~~|| Next WML will
  192.  show you a menu of files in the directory you specified (unless there are
  193.  none). Use the up and down arrows to highlight your choice and press ─┘Enter
  194.  to select it.~~|| Now you will see two windows: the left window contains the
  195.  fields found in the DBF file; the right window contains the list of WML field
  196.  names.~~··── Use the up and down arrows to highlight a WML field which is in
  197.  the DBF file~~··── Press ─┘Enter to choose the WML field and a menu of the
  198.  DBF field names will pop open~~··── Highlight the DBF field which corresponds
  199.  to the WML field and press ─┘Enter~~|| If you use the arrows to move
  200.  through the WML fields you will notice that any corresponding DBF fields you
  201.  defined will be highlighted.~~|| Press the |F10| key to begin importing the
  202.  DBF file using the field assignments you specified.
  203.  
  204. ExportAllows information from WML to be saved in a different file format so
  205.  that it may be accessed by other programmes.
  206.  
  207. ASCII FileAn ASCII text file is usable by most word processors, text editors
  208.  (including edlin), etc. If you aren't sure what format another person will
  209.  need, use ASCII.~~ASCII files are read and written in the following
  210.  format:~~|| One record per line~|| Fields separated by commas
  211.  
  212. WordPerfectAllows What Mailing List? information to be used with
  213.  WordPerfect's merge function. An ASCII file will be created which contains
  214.  the necessary WordPerfect control codes.~~|NOTES|~~From within WordPerfect
  215.  press |«Ctrl»-«F5» T R| (DOS |T|ext File |R|etrieve CR/LF to [HRt]).
  216.  
  217. Microsoft WordCreates a mail merge file of your What Mailing List? data for
  218.  use with Microsoft's Word word processor. An ASCII file will be created which
  219.  contains the header information necessary for Word.
  220.  
  221. Ventura Publisher ASCIICreates an ASCII file with one field per line and a
  222.  blank line between fields. Each line contains a tag name preceding the field.
  223.  For example, an entry might look like this:~~|@NAME = Acme Tools,
  224.  Inc.|~|@ADDRESS = 123 Anywhere Street|~|@ADDRESS = Suite 140|~|@CITY =
  225.  Sometown|~(etc.)
  226.  
  227. Select / QueryThe Select option brings up a second pull-down menu under the
  228.  main menu ── use it the same way. Records must be selected to be included in
  229.  any print-out. |Only selected records will print.| You can select or clear
  230.  all records, records by group, status, or individually. This menu also has an
  231.  option to perform actions on the selected records, such as define groups and
  232.  flag for deletion.
  233.  
  234. (Select or Clear)Most of the Select Menu's main options have two sub-options
  235.  ── Select records for printing and Clear records (don't print).~~|Select|
  236.  marks each record to be included in any print-outs. Records which you Select
  237.  are |added| to those already selected. For example, you could clear all
  238.  records, then mark records in your Christmas List group then mark records in
  239.  your Friends group.~~|Clear| is the opposite of 'Select.' Clearing a record
  240.  means that it will no longer be included in any print-outs (until it is
  241.  Selected again).
  242.  
  243. AllSelect or Clear all of the entries on file.
  244.  
  245. GroupSelect or Clear entries according to group definitions. The Group
  246.  window will open so you can select the group(s) you would like to select.
  247.  
  248. DateSelect or Clear any entries which have never been printed (Times Mailed
  249.  is zero) or entries which were mailed on a particular date.
  250.  
  251. CitySelect or clear records based on the City of the addressee.
  252.  
  253. StateSelect or clear records based on the State or Province of the
  254.  addressee.
  255.  
  256. ZipSelect or clear records based on the Zip/Postal code of the addressee.
  257.  
  258. PhraseSelect or clear records based on a phrase in the comments.
  259.  
  260. IndividualSelect or Clear records on an individual basis. Under this menu
  261.  are three options ── Entire list, Only selected entries, and Only deleted
  262.  entries. "Entire List" will let you choose from all records in the mailing
  263.  list. "Only Selected" will present only those records which are currently
  264.  selected. "Only Deleted" will let you review the records marked for deletion.
  265.  After you choose one of these options a window will open showing the records.
  266.  You can move throught the list using arrow keys, PgUp/PgDn, etc. and press
  267.  ─┘Enter to toggle the records selection on and off.
  268.  
  269. ActionsThis menu lets you perform actions on the entries which are selected
  270.  for printing.~~Note on Deleting ═ Records marked for deletion will |not| be
  271.  removed from the file until it is packed (see |File/Pack| above).
  272.  
  273. PrintThis is where you print labels, envelopes, or a group list.
  274.  
  275. Group ListPrint a list of the groups defined on blank paper.~~ The groups
  276.  you define are common to all mailing lists.
  277.  
  278. Phone BookPrint a phone book containing the selected entries. The phone book
  279.  can be printed on a laser or dot matrix printer. You will be asked for two
  280.  font selections ── one for titles (the header and footer of each page) and a
  281.  second font for the entries.~~Fonts should be no more than 10cpi or 12
  282.  points; 12 to 17cpi mono-spaced (fixed) fonts are recommended.~~Use of
  283.  proportional fonts will cause the index at the top of each page to "float."
  284.  
  285. Laser EnvelopesPrint selected records on envelopes on your laser
  286.  printer.~~|NOTES|~Records must be Selected before they can be printed.~~If
  287.  the MailCode.SFL soft font is in the WML directory it will automatically be
  288.  used to print a postal bar code at the bottom of the envelope.
  289.  
  290. Laser LabelsPrint selected records on laser labels (8½x11-inch sheet of
  291.  labels). A window will open for you to define the size of the labels.
  292.  
  293. Continuous LabelsPrint selected records on the type of label shown on the
  294.  menu. The label types you wish to print upon are chosen on the
  295.  Preferences/Labels screen.~~|═| Records must be selected before they will
  296.  print.
  297.  
  298. ExitEnd WML (which will return you to DOS or your menu). Always exit the
  299.  programme before turning your computer's power off.
  300.  
  301. Data EntryThis menu provides the means for you to enter and change
  302.  information in your mailing lists and group list.
  303.  
  304. NamesDE_NamesUse this to add new entries to a mailing list file or to
  305.  change existing entries. Each screen contains one entry (like a single
  306.  Rolodex card).~~|SPECIAL FUNCTIONS|~~Notice the special function keys listed
  307.  near the bottom of your screen (you should see some right now). You
  308.  can press a function key to perform it's function whenever it is shown on the
  309.  screen.~~|F1| pops open the help window. While on the State/Province field
  310.  pressing |F1| will display a list of States & Provinces from which you may
  311.  choose and the mailing abbreviation for that state will be inserted into the
  312.  record.~~|F2| will display a list of entries on file. You can scroll through
  313.  this list and choose an entry.~~|F3| will display the list of Groups you have
  314.  defined, showing the ones to which the current entry belongs (if any). You
  315.  may then select & clear groups as apply to the entry. Notice that the word
  316.  |Group| under the F3 key (near the bottom of the screen) shows up dim (grey)
  317.  if there are no groups defined for the displayed entry and |bright| (yellow
  318.  or bright white) if groups are defined.~~At any time pressing the |«Alt»| key
  319.  will bring up the list of toggles (displayed at the top right of the window).
  320.  Choosing an item will toggle it on & off. Alternately you may use a mouse to
  321.  click on the toggles.~~|NOTES|~~You don't have to set the
  322.  Number of Times Mailed or Last Mail Date fields ── these are automatically
  323.  maintained by the computer, but you can change them if necessary.~~Phone
  324.  numbers and comments appear only on screen, |not| on labels or
  325.  envelopes.~~When you enter a zip or postal code the State/Province for that
  326.  code will automatically be inserted.~~Abbreviations may be used in the
  327.  Address, City, and Comments fields.
  328.  
  329. GroupsYou can add or change up to 255 group descriptions that apply to your
  330.  mailing lists. Once you define groups you can use the «F3» key while on the
  331.  Names screen to identify the groups to which an entry belongs.
  332.  
  333. AbbreviationsThis screen lets you define abbreviations which you can use
  334.  while entering mailing information. For example, if you have a lot of entries
  335.  which had the comment, 'Credit Rating: xx' you could set an abbreviation of
  336.  CRG (or whatever) to expand to 'Credit Rating: '. Then you just type 'CRG
  337.  B+'. Abbreviations are used in the City and Comment fields.
  338.  
  339. IndexingThis menu lets you choose how you would like the mailing list to be
  340.  ordered for displaying and printing. There are four index options and two
  341.  filter options, separated by a solid line. The setting you choose on this
  342.  menu is shown at the bottom of the screen (next to the date on the status
  343.  line) and affects all output to screen or printer.~~|OPTIONS|~~ |N|ame sorts
  344.  the list alphabetically according to Surname plus First Name plus a portion
  345.  of the Company name~~|C|ompany sorts the list alphabetically according to
  346.  Company name plus Surname~~|A|ddress sorts according to the first address
  347.  line part of the name~~|Z|ip sorts according to the Zip/Postal code plus part
  348.  of the name~~|FILTERS|~~|Selected| displays only the records selected for
  349.  printing (like a dBase SET FILTER TO)~~|Deleted| displays only the records
  350.  marked for deletion (set filter to deleted())~~Selecing both filters will
  351.  give you Selected |and| Deleted records.
  352.  
  353. FiltersThis is a bit like a filter on a camera in that it affects what you
  354.  see. You can filter selected or deleted records or both.~~|Selected filter|
  355.  will show you those records which are selected for printing, filtering those
  356.  which are not~~|Deleted filter| will show you those records which are marked
  357.  for deletion, filtering those which are not
  358.  
  359. PreferencesThis menu determines the overall operation of WML.~~|| Use
  360.  |Address| to set your return address.~|| Use |Printers| to define your
  361.  printers~|| Use |Labels| to define the types of labels you will be using
  362.  ~~|═ You will not be able to print anything until you define at least one
  363.  printer.|
  364.  
  365. AddressAllows you to set up to two return addresses for printing on
  366.  envelopes.
  367.  
  368. Back-upAllows you to set the method you would like to use when backing-up
  369.  your data files. You can simply use DOS' COPY or you can use ARJ, LHArc, or
  370.  PKZip compression, providing you have the compression software available in
  371.  your DOS path.~~Compression software will typically pack 2-10 times the
  372.  information in the same space.  So even when you have a megabyte of data for
  373.  WML, it will still fit on a single 360k floppy disk.~~|NOTES|~~ARJ requires a
  374.  large amount of free RAM to run under WML, however, only ARJ allows you to
  375.  use more than one disk for back-up which makes it an otherwise ideal
  376.  choice...
  377.  
  378. CountryThis defines the countries for which you will be entering addresses.
  379.  
  380. U.S.Use this setting if your mailings will |only| be to U.S. addresses. This
  381.  setting...~|| Displays date in mm/dd/yy format~|| Uses 2 capital letters
  382.  for state~|| Uses (###) ###-#### for phone no.~|| Uses #####-#### zip
  383.  codes~~You may change this setting at any time ── it will only change the way
  384.  information is entered and displayed.
  385.  
  386. CanadaUse this setting for Canadian addresses. This setting...~~|| Displays
  387.  date in dd-mm-yy format~|| Allows 15 spaces for Province~|| Uses (###)
  388.  ###-#### for phone no.~|| Allows 7 spaces for postal codes~~You may change
  389.  this setting at any time ── it will only change the way information is
  390.  entered and displayed.
  391.  
  392. Canada & U.S.Use this setting for Canadian and/or U.S. addresses. This
  393.  setting...~~|| Displays date in dd-mm-yy format~|| Allows 15 spaces for
  394.  Province/State~|| Uses (###) ###-#### for phone no.~|| Allows 10 spaces for
  395.  postal/zip codes~~You may change this setting at any time ── it will only
  396.  change the way information is entered and displayed.
  397.  
  398. InternationalThis setting gives the greatest flexibility in entering data
  399.  but does the least formatting for you. ~~|| Displays date in yyyy-mm-dd
  400.  format~|| Allows 15 spaces for Province/State~|| Allows 14 spaces for
  401.  telephone numbers~|| Allows 10 spaces for postal/zip codes~~You may change
  402.  this setting at any time ── it will only change the way information is
  403.  entered and displayed.
  404.  
  405. Envelope SizePref_EnvThis screen let's you define the size of envelope on
  406.  which you will be printing.~~|Width & length|: A standard #10 business
  407.  envelope is 9½ inches wide by 4-1/8 inches long which is entered as 9.5 and
  408.  4.125.~~The |Left Offset| lets you adjust the position of the return address
  409.  for best results. A negative offset will shift the address to the left; a
  410.  positive one will shift text to the right.~~The |Top Offset| lets you adjust
  411.  the vertical print position. A negative Top Offset will shift text up; a
  412.  positive one will shift text down.
  413.  
  414. Laser LabelsPref_DefLLSet the characteristics of your laser labels on this
  415.  screen. Enter the number of labels across and the vertical distance between
  416.  labels (measure from the top of one to the top of the next). When you are
  417.  finished press |F7| to save the data you entered, or press |Esc|ape to cancel
  418.  the operation.
  419.  
  420. Label TypesPref_DMLabelYou can set WML to work with whatever type of labels
  421.  you use. Once you select this option you will see a menu of label types (some
  422.  of which may be "undefined"). Highlight the one you wish to view and/or
  423.  change, press ─┘Enter, and the label definition window will pop open.~~In
  424.  this window you set the characteristics for this type of label.~~|Name| ──
  425.  Enter a descriptive name. This is for your reference. ~~|Width| ── Enter the
  426.  width of a single label in inches. If there is more than one label across
  427.  just measure one of the labels.~~|Vertical distance| ── Measure the distance
  428.  from the top of one label to the top of the next.~~|Across| ── Enter the
  429.  number of labels horizontally, 1 through 9.~~|Horizontal distance...| ──
  430.  Measure the distance, in inches, from the left edge of one label to the left
  431.  edge of the next. This number doesn't matter if you are using one across
  432.  labels.~~When you are finished entering or changing data just press the |F7|
  433.  key to save or the |Esc|ape key to quit. You can also point & click on the
  434.  fields and Ok/Cancel buttons with a mouse.
  435.  
  436. PrintersPref_PtrsDefine the laser and/or dot matrix printers you will use
  437.  with WML, including font definitions. Use the up and down arrows to move
  438.  between the fields, and press the |F3| key to open a window of choices when
  439.  you see |F3/List| displayed near the bottom of your screen. For help with a
  440.  particular field, position the cursor on the field and press the |F1| key.
  441.  
  442. Printer PortPref_PtrPortThis is the "channel" WML will use to access each
  443.  of your printers ── LPT1, LPT2, or LPT3. If you have a switch box you can set
  444.  both printers to the same port. If you only have one printer it is probably
  445.  connected to LPT1.
  446.  
  447. Setting Printer ModelPref_PtrSetOn this line you define the printer you
  448.  will be using so that WML knows how to control it properly. Many printers,
  449.  even different brands, use the same control codes. If your printer is not on
  450.  the list look in your manual to find a model it emulates. Dot matrix printers
  451.  are usually Epson or IBM compatible.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3|
  452.  key or double-click with a mouse. A window of printer choices will "pop up"
  453.  on your screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice
  454.  then press ─┘Enter.
  455.  
  456. PCL Soft Font DirectoryPref_SoftDirIf you use a PCL laser printer you can
  457.  use soft fonts (fonts stored on disk which are sent to the laser printer as
  458.  needed. When you choose the |Select a Soft Font| option when setting a PCL
  459.  font you will be given the chance to specify the drive and path on which your
  460.  font files reside. Any new information you enter here will be saved as the
  461.  new default soft font directory.
  462.  
  463. Return Address FontPref_RAFontSelect the font you would like to use to
  464.  print the return address on envelopes.~~To set this field:~~|1.| Press the
  465.  |F3| key or double-click on the field with a mouse. A window of font choices
  466.  will "pop up" on your screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to
  467.  highlight your choice then press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you
  468.  will be asked to enter the size of print you would like to use.
  469.  
  470. Addressee FontPref_AdFontSelect the font you would like to use to print the
  471.  addressee on envelopes.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or
  472.  double-click with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your
  473.  screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  474.  press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter the
  475.  size of print you would like to use.~~|NOTES|~~This font is also used for
  476.  printing labels on a laser printer. If you select a soft font you will need
  477.  to have both the landscape (SFL) |and| portrait (SFP) versions on disk in
  478.  order to print both envelopes and labels.
  479.  
  480. Titles FontPref_TtlFontSelect the font you would like to use to print
  481.  report titles. This is used for the Group List, Phone Book, and Zip/Postal
  482.  Code Distribution List.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or
  483.  double-click with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your
  484.  screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  485.  press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter the
  486.  size of print you would like to use.~~|NOTES|~~Reports are printed in
  487.  portrait orientation. A soft font will have to end in .SFP to be used for
  488.  report titles.
  489.  
  490. Manual FeedPref_ManFeedThis field specifies whether you will manually feed
  491.  envelopes or if you have an envelope tray. If you set this to "Yes" WML will
  492.  send a Manual Feed command to the laser printer before printing envelopes. On
  493.  some lasers this does nothing, but on most it will cause the printer to wait
  494.  for an envelope to be inserted in the manual feed slot (which is on top of
  495.  the paper tray for H-P & Canon printers).
  496.  
  497. Impact Printer FontsPref_DMFontThese two fields on the Preferences/Printers
  498.  screen let you select the fonts to use in printing envelopes and/or
  499.  continuous labels on your dot matrix printer. The Addressee/Labels font
  500.  definition is used for both the addressee info on envelopes and continuous
  501.  labels.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or double-click on the
  502.  field with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your
  503.  screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  504.  press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter the
  505.  size of print you would like to use.
  506.  
  507. Pause for EnvelopesPref_DMPauseIf you use ordinary envelopes set this
  508.  field to |N|o. This will cause WML to pause in-between each envelope so you
  509.  can load it properly in your printer.~~If you use continuous envelopes (a box
  510.  of envelopes all connected to each other) then set this field to |Y|es so
  511.  that WML will print all of them without pausing.~~|NOTES|~~In most cases this
  512.  field doesn't matter. But if your printer:~a. has no out-of-paper sensor so
  513.  that it always prints regardless of whether there's anything to print on,
  514.  or~~b. will not print single envelopes because it thinks it's out of paper so
  515.  that you have to jam a business card in the back to make it print (thereby
  516.  defeating the out-of-paper sensor)~~then this pause will make WML wait for
  517.  you and help prevent printing on the platten.
  518.  
  519. Duplicate CheckingPref_DupCkWhen you see a dot to the left of any of these
  520.  three options it means that it is turned ON; otherwise it is OFF.~~When a dup
  521.  checking option is turned ON you will be told each time a potential duplicate
  522.  is detected.~~|| Your duplicate checking selection applies to entering new
  523.  records from the keyboard as well as importing from other files~~|| Address
  524.  option checks the file for duplicate Address-line-1 only; line 2 of address
  525.  is |not| checked for duplicates
  526.  
  527. Help ── IndexHelp_IndexYou are using the help index. This function gives you
  528.  brief information about each menu item. When you are finished using the Help
  529.  Index just press |Esc| when you see the menu of topics.
  530.  
  531. Help ── About...Help_AboutThis gives general information about the program
  532.  and shows you how much of your computer's RAM (memory) is free as the
  533.  WML is running.
  534.  
  535.